ব্যবসা বা চাকরি, এমনকি দৈনন্দিন কেনাকাটাতেও আমরা প্রায়ই কিছু শব্দের মুখোমুখি হই - মেমো, ভাউচার, ক্যাশ মেমো, ইনভয়েস, বিল। এই শব্দগুলো শুনতে প্রায় একই রকম মনে হলেও এদের প্রত্যেকের রয়েছে সুনির্দিষ্ট কাজ এবং অর্থ। একজন ছাত্র, নতুন উদ্যোক্তা বা একজন সাধারণ ক্রেতা হিসেবেও এই দলিলগুলোর মধ্যেকার সূক্ষ্ম পার্থক্য জানা অত্যন্ত জরুরি।
ভুল দলিলের ব্যবহার ব্যবসায়িক হিসেবে গরমিল তৈরি করতে পারে এবং পেশাগত জীবনে আপনাকে বিব্রতকর পরিস্থিতিতে ফেলতে পারে। আজকের এই বিস্তারিত আর্টিকেলে আমরা প্রতিটি বিষয়কে সহজ ভাষায় উদাহরণসহ আলোচনা করব, যাতে আপনি খুব সহজেই এদের পার্থক্য বুঝতে পারেন এবং সঠিকভাবে ব্যবহার করতে পারেন।
মেমো (Memo) কি?
মেমো
(Memo) শব্দটি "Memorandum" এর সংক্ষিপ্ত রূপ, যার অর্থ হলো
"স্মারকলিপি"। এটি মূলত কোনো প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত একটি লিখিত দলিল। এর প্রধান উদ্দেশ্য তথ্য জানানো, অনুরোধ করা বা কোনো নির্দেশনা দেওয়া।
মেমো কোনো আনুষ্ঠানিক লেনদেনের দলিল নয়। এটি প্রতিষ্ঠানের এক বিভাগ থেকে অন্য বিভাগে, অথবা উর্ধ্বতন কর্মকর্তা থেকে অধস্তন কর্মচারীদের কাছে বার্তা পাঠানোর জন্য ব্যবহৃত হয়।
কখন ব্যবহার করা হয়?
- কোনো মিটিং এর সময়সূচী জানানোর জন্য।
- প্রতিষ্ঠানের নতুন কোনো নীতি বা নিয়ম জানানোর জন্য।
- কোনো নির্দিষ্ট কাজের অগ্রগতি সম্পর্কে আপডেট দেওয়ার জন্য।
- কর্মচারীদের ছুটি বা কোনো বিশেষ ঘোষণা দেওয়ার জন্য।
এর মধ্যে কি কি থাকে?
- প্রাপক (To): কার কাছে পাঠানো হচ্ছে।
- প্রেরক (From): কে পাঠাচ্ছে।
- তারিখ (Date): কবে পাঠানো হচ্ছে।
- বিষয় (Subject): কী বিষয়ে মেমোটি লেখা।
- মূল বার্তা: বিস্তারিত তথ্য বা নির্দেশনা।
উদাহরণ:
একটি অফিসের এইচআর ম্যানেজার সকল কর্মচারীকে একটি মেমো পাঠিয়ে জানালেন যে, আগামী শুক্রবার ঈদ উপলক্ষে অফিস ছুটি থাকবে। এটি একটি অভ্যন্তরীণ তথ্য এবং এর সাথে কোনো আর্থিক লেনদেন জড়িত নেই।
ভাউচার (Voucher) কি?
ভাউচার
(Voucher) হলো একটি ব্যবসায়িক দলিল যা কোনো আর্থিক লেনদেনের প্রমাণ হিসেবে ব্যবহৃত হয়। সহজ কথায়, এটি খরচের সপক্ষে একটি প্রমাণপত্র। যখন কোনো ব্যবসা টাকা খরচ করে বা আয় করে, তখন সেই লেনদেনকে হিসাবের খাতায় তোলার জন্য ভাউচার তৈরি করা হয়।
ভাউচার সাধারণত দুই প্রকারের হয়:
- ডেবিট ভাউচার (Debit
Voucher): ব্যবসার যেকোনো ধরনের খরচের জন্য এটি তৈরি করা হয়। যেমন: বেতন প্রদান, কাঁচামাল ক্রয়, অফিস ভাড়া প্রদান ইত্যাদি।
- ক্রেডিট ভাউচার (Credit
Voucher): ব্যবসার যেকোনো ধরনের আয়ের জন্য এটি তৈরি করা হয়। যেমন: পণ্য বিক্রি করে টাকা পাওয়া, কমিশন প্রাপ্তি ইত্যাদি।
এর মধ্যে কি কি থাকে?
- প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা।
- ভাউচার নম্বর ও তারিখ।
- লেনদেনের বিবরণ।
- টাকার পরিমাণ (অংকে ও কথায়)।
- কার দ্বারা প্রস্তুত এবং কার দ্বারা অনুমোদিত তার স্বাক্ষর।
- প্রয়োজনে প্রমাণ হিসেবে বিল বা ক্যাশ মেমোর কপি সংযুক্ত থাকে।
উদাহরণ:
একটি কোম্পানি তার কর্মচারীকে অফিসের জন্য কাগজ-কলম কেনার জন্য ১০০০ টাকা দিল। এই খরচের হিসাব রাখার জন্য কোম্পানির হিসাবরক্ষক একটি ডেবিট ভাউচার তৈরি করবেন এবং তাতে খরচের বিবরণ লিখে ম্যানেজারের স্বাক্ষর নেবেন।
ক্যাশ মেমো (Cash Memo) কি?
ক্যাশ মেমো (Cash
Memo) হলো নগদে পণ্য কেনা-বেচার একটি প্রমাণপত্র। যখন কোনো ক্রেতা বিক্রেতার কাছ থেকে নগদে (ক্যাশ বা কার্ডে তাৎক্ষণিক পেমেন্ট) কোনো পণ্য ক্রয় করেন, তখন বিক্রেতা ক্রেতাকে একটি ক্যাশ মেমো দেন।
এটি প্রমাণ করে যে পণ্যের মূল্য পরিশোধ করা হয়ে গেছে এবং পণ্যের মালিকানা ক্রেতার কাছে হস্তান্তর করা হয়েছে।
কখন ব্যবহার করা হয়?
- যখন কোনো দোকানে গিয়ে আপনি শার্ট, বই বা অন্য কোনো জিনিস নগদ টাকায় কেনেন।
- যেকোনো ধরনের খুচরা বিক্রয়ের ক্ষেত্রে যেখানে তাৎক্ষণিক মূল্য পরিশোধ করা হয়।
এর মধ্যে কি কি থাকে?
- বিক্রেতার দোকানের নাম, ঠিকানা ও যোগাযোগ নম্বর।
- মেমো নম্বর ও তারিখ।
- ক্রেতার নাম (ঐচ্ছিক)।
- পণ্যের বিবরণ, পরিমাণ, দর ও মোট মূল্য।
- পরিশোধিত মোট টাকার পরিমাণ।
- বিক্রেতার স্বাক্ষর বা সিল।
উদাহরণ:
আপনি একটি বইয়ের দোকান থেকে ৫০০ টাকা দিয়ে একটি বই কিনলেন। দোকানদার আপনাকে একটি ক্যাশ মেমো দেবে যেখানে বইয়ের নাম এবং ৫০০ টাকা পরিশোধ করা হয়েছে তা লেখা থাকবে।
ইনভয়েস (Invoice) কি?
ইনভয়েস
(Invoice) বা চালান হলো একটি বাণিজ্যিক দলিল যা বিক্রেতা ক্রেতার কাছে প্রেরণ করে। এর প্রধান উদ্দেশ্য হলো বাকিতে বিক্রি করা পণ্য বা সেবার মূল্য পরিশোধের জন্য আনুষ্ঠানিকভাবে অনুরোধ করা।
ইনভয়েস তখনই তৈরি করা হয় যখন পণ্য বা সেবা সরবরাহ করা হয়ে গেছে কিন্তু তার মূল্য তখনো পরিশোধ করা হয়নি। এটি মূলত একটি পাওনা টাকার দাবি-পত্র।
কখন ব্যবহার করা হয়?
- যখন একটি কোম্পানি অন্য একটি কোম্পানিকে বাকিতে পণ্য সরবরাহ করে।
- ফ্রিল্যান্সাররা তাদের কাজ সম্পন্ন করার পর ক্লায়েন্টের কাছে পেমেন্টের জন্য ইনভয়েস পাঠান।
- পাইকারি বিক্রেতারা খুচরা বিক্রেতাদের কাছে পণ্য পাঠানোর সময় ইনভয়েস দেন।
এর মধ্যে কি কি থাকে?
- বিক্রেতার নাম, ঠিকানা ও লোগো।
- ক্রেতার নাম ও ঠিকানা।
- ইনভয়েস নম্বর ও তারিখ।
- পণ্য বা সেবার বিস্তারিত বিবরণ, পরিমাণ ও মূল্য।
- মোট টাকার পরিমাণ।
- পেমেন্টের শর্তাবলী (যেমন: কত দিনের মধ্যে টাকা দিতে হবে)।
- ব্যাংক একাউন্ট বিবরণ (যেখানে টাকা পাঠাতে হবে)।
উদাহরণ:
একটি আইটি ফার্ম একটি কর্পোরেট অফিসের জন্য একটি ওয়েবসাইট তৈরি করে দিয়েছে। কাজ শেষে আইটি ফার্মটি কর্পোরেট অফিসকে একটি ইনভয়েস পাঠাবে, যেখানে কাজের বিবরণ এবং মোট বিল (যেমন: ৫০,০০০ টাকা) উল্লেখ থাকবে এবং ৩০ দিনের মধ্যে পেমেন্ট করতে বলা হবে।
বিল (Bill) কি?
বিল
(Bill) শব্দটি ইনভয়েসের সাথে প্রায়ই বদল করে ব্যবহার করা হয়, তবে এর ব্যবহারে কিছুটা পার্থক্য রয়েছে। বিলও একটি পাওনা টাকার অনুরোধপত্র। সাধারণত, সেবাখাতে
(Service Sector) বিল শব্দটি বেশি প্রচলিত।
ইনভয়েস সাধারণত পণ্য বিক্রির ক্ষেত্রে বেশি ব্যবহৃত হয়, আর বিল ব্যবহৃত হয় সেবা গ্রহণের পর তার মূল্য পরিশোধের জন্য। যেমন: রেস্টুরেন্টের বিল, বিদ্যুৎ বিল, ইন্টারনেট বিল ইত্যাদি। বিল সাধারণত তাৎক্ষণিক পরিশোধের জন্য অনুরোধ করা হয়।
কখন ব্যবহার করা হয়?
- রেস্টুরেন্টে খাওয়ার পর যে তালিকা দেওয়া হয়।
- মাস শেষে বিদ্যুৎ বা গ্যাসের ব্যবহারের জন্য যে কাগজ আসে।
- ডাক্তারের কাছ থেকে পরামর্শ নেওয়ার পর যে ফি-এর তালিকা দেওয়া হয়।
এর মধ্যে কি কি থাকে?
- সেবা প্রদানকারীর নাম ও ঠিকানা।
- সেবা গ্রহণকারীর নাম।
- বিল নম্বর ও তারিখ।
- প্রদত্ত সেবার বিবরণ ও তার মূল্য।
- পরিশোধের শেষ তারিখ (Due Date)।
উদাহরণ:
আপনি একটি রেস্টুরেন্টে খাবার খেলেন। খাওয়া শেষে ওয়েটার আপনাকে একটি বিল দেবে, যেখানে আপনার খাবারের তালিকা এবং মোট কত টাকা দিতে হবে তা লেখা থাকবে।
তুলনামূলক সারণী: এক নজরে পার্থক্য
|
বিষয় |
মেমো (Memo) |
ভাউচার (Voucher) |
ক্যাশ মেমো (Cash Memo) |
ইনভয়েস (Invoice) |
বিল (Bill) |
|
প্রধান উদ্দেশ্য |
অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ |
আর্থিক লেনদেন প্রমাণ করা |
নগদ বিক্রির প্রমাণ |
বাকিতে বিক্রির টাকার অনুরোধ |
সেবার মূল্য পরিশোধের অনুরোধ |
|
লেনদেনের প্রকৃতি |
কোনো আর্থিক লেনদেন নেই |
আর্থিক লেনদেনের নিবন্ধন |
নগদ লেনদেন |
বাকিতে লেনদেন |
নগদ বা বাকিতে (সাধারণত সেবা) |
|
সময়কাল |
তথ্য জানানোর জন্য |
খরচ বা আয়ের পর |
পণ্য বিক্রির সাথে সাথে |
পণ্য/সেবা সরবরাহের পর |
সেবা গ্রহণের পর |
|
প্রেরক ও প্রাপক |
প্রতিষ্ঠানের ভিতরে |
হিসাব বিভাগ ও কর্তৃপক্ষ |
বিক্রেতা থেকে ক্রেতা |
বিক্রেতা থেকে ক্রেতা |
সেবা প্রদানকারী থেকে গ্রহীতা |
|
উদাহরণ |
ছুটির ঘোষণা |
বেতন প্রদানের ভাউচার |
বই কেনার রশিদ |
ওয়েবসাইট তৈরির চালান |
বিদ্যুৎ বিল, রেস্টুরেন্ট বিল |
উপসংহার
আশা করি, এই বিস্তারিত আলোচনার পর মেমো, ভাউচার, ক্যাশ মেমো, ইনভয়েস এবং বিল সম্পর্কে আপনার ধারণা সম্পূর্ণ পরিষ্কার হয়েছে। যদিও এই দলিলগুলো একে অপরের সাথে সম্পর্কিত, প্রত্যেকটির নিজস্ব কার্যকারিতা এবং গুরুত্ব রয়েছে। সঠিক দলিলের সঠিক ব্যবহার আপনার ব্যবসায়িক হিসাবকে স্বচ্ছ রাখে এবং পেশাগত জীবনে শৃঙ্খলা বজায় রাখতে সাহায্য করে। এখন থেকে এই শব্দগুলো ব্যবহার করার সময় আপনি আরও বেশি আত্মবিশ্বাসী হবেন।
জ্ঞান যাচাই
(Knowledge Check) - ২৫টি MCQ প্রশ্ন
আপনার অর্জিত জ্ঞান পরীক্ষা করার জন্য নিচের প্রশ্নগুলোর উত্তর দিন।
১. কোনটি মূলত অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত হয়?
ক) ইনভয়েস
খ) মেমো
গ) ক্যাশ মেমো
ঘ) ভাউচার
২. বাকিতে পণ্য বিক্রির পর টাকা চাওয়ার জন্য কোনটি পাঠানো হয়?
ক) বিল
খ) ক্যাশ মেমো
গ) ইনভয়েস
ঘ) মেমো
৩. নগদ টাকায় পণ্য কেনার পর বিক্রেতা ক্রেতাকে কী দেন?
ক) ভাউচার
খ) ইনভয়েস
গ) ক্যাশ মেমো
ঘ) বিল
৪. কোনো ব্যবসায়িক খরচের প্রমাণ হিসেবে কোনটি তৈরি করা হয়?
ক) মেমো
খ) ভাউচার
গ) ইনভয়েস
ঘ) বিল
৫. রেস্টুরেন্টে খাওয়ার পর আপনাকে কী দেওয়া হয়?
ক) ইনভয়েস
খ) বিল
গ) ক্যাশ মেমো
ঘ) মেমো
৬.
"Memorandum" শব্দটির সংক্ষিপ্ত রূপ কোনটি?
ক) মানি
খ) মেমো
গ) মোশন
ঘ) মডিউল
৭. ডেবিট ভাউচার কখন তৈরি করা হয়?
ক) ব্যবসার আয় হলে
খ) ব্যবসার খরচ হলে
গ) বাকিতে পণ্য কিনলে
ঘ) পণ্য ফেরত আসলে
৮. একটি ইনভয়েসের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ কোনটি?
ক) প্রেরকের স্বাক্ষর
খ) পণ্যের ছবি
গ) পাওনা টাকার পরিমাণ ও পরিশোধের শর্ত
ঘ) কোম্পানির ইতিহাস
৯. কোন দলিলে আর্থিক লেনদেনের কোনো সম্পর্ক নেই?
ক) বিল
খ) ইনভয়েস
গ) ভাউচার
ঘ) মেমো
১০. একজন ফ্রিল্যান্সার কাজ শেষ করে ক্লায়েন্টের কাছে কী পাঠাবেন?
ক) ক্যাশ মেমো
খ) বিল
গ) ইনভয়েস
ঘ) ভাউচার
১১. বিদ্যুৎ বিল কীসের উদাহরণ?
ক) ইনভয়েস
খ) বিল
গ) ক্যাশ মেমো
ঘ) মেমো
১২.
"চালান" শব্দটি কোনটির প্রতিশব্দ হিসেবে ব্যবহৃত হয়?
ক) ভাউচার
খ) বিল
গ) ইনভয়েস
ঘ) মেমো
১৩. ক্যাশ মেমোর প্রধান বৈশিষ্ট্য কী?
ক) এটি বাকিতে লেনদেনের জন্য
খ) এটি অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য
গ) এটি তাৎক্ষণিক পেমেন্টের প্রমাণ
ঘ) এটি খরচের অনুমোদনপত্র
১৪. ক্রেডিট ভাউচার কেন তৈরি করা হয়?
ক) ব্যবসার খরচ লিপিবদ্ধ করার জন্য
খ) ব্যবসার আয় লিপিবদ্ধ করার জন্য
গ) কর্মচারীদের বার্তা দেওয়ার জন্য
ঘ) পণ্য ফেরত নেওয়ার জন্য
১৫. কোন দলিলে সাধারণত
"Due Date" বা
"পরিশোধের শেষ তারিখ"
উল্লেখ থাকে?
ক) মেমো
খ) ক্যাশ মেমো
গ) ইনভয়েস/বিল
ঘ) ভাউচার
১৬. একটি কোম্পানি অন্য কোম্পানিকে বাকিতে ৫০টি কম্পিউটার সরবরাহ করলে কোন দলিল ইস্যু করবে?
ক) ক্যাশ মেমো
খ) মেমো
গ) ভাউচার
ঘ) ইনভয়েস
১৭. অফিসের নতুন মিটিং-এর সময়সূচি জানানোর জন্য কোনটি ব্যবহার করা উচিত?
ক) বিল
খ) ইনভয়েস
গ) মেমো
ঘ) ক্যাশ মেমো
১৮. ভাউচারে কার স্বাক্ষর থাকা আবশ্যক?
ক) ক্রেতার
খ) বিক্রেতার
গ) প্রস্তুতকারী ও অনুমোদনকারী কর্মকর্তার
ঘ) সকল কর্মচারীর
১৯. ইনভয়েস এবং বিলের মধ্যে মূল সাদৃশ্য কী?
ক) উভয়ই অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য
খ) উভয়ই নগদ বিক্রির প্রমাণ
গ) উভয়ই পাওনা টাকা পরিশোধের জন্য অনুরোধ করে
ঘ) উভয়ই খরচের প্রমাণপত্র
২০. খুচরা দোকানে বই কেনার সময় আপনি কী পাবেন?
ক) একটি ইনভয়েস
খ) একটি বিল
গ) একটি ক্যাশ মেমো
ঘ) একটি ভাউচার
২১. কোন দলিলটি হিসাবরক্ষণের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ?
ক) মেমো
খ) ভাউচার
গ) নোটিশ
ঘ) চিঠি
২২. ইনভয়েস কে তৈরি করে?
ক) ক্রেতা
খ) বিক্রেতা
গ) ব্যাংক
ঘ) কুরিয়ার সার্ভিস
২৩. অফিসের আসবাবপত্র কেনার পর খরচের হিসাব রাখতে কোনটি প্রয়োজন হবে?
ক) ডেবিট ভাউচার
খ) ক্রেডিট ভাউচার
গ) সেলস ইনভয়েস
ঘ) মেমো
২৪. একটি ক্যাশ মেমোতে কোনটি থাকা আবশ্যক নয়?
ক) পণ্যের বিবরণ
খ) মোট মূল্য
গ) বিক্রেতার ঠিকানা
ঘ) ক্রেতার ব্যাংক একাউন্ট নম্বর
২৫.
"পাওনা টাকার দাবি-পত্র"
হিসেবে কোনটিকে অভিহিত করা হয়?
ক) বিল
খ) ক্যাশ মেমো
গ) ইনভয়েস
ঘ) ভাউচার
উত্তরমালা (Answer Key)
- খ) মেমো
- গ) ইনভয়েস
- গ) ক্যাশ মেমো
- খ) ভাউচার
- খ) বিল
- খ) মেমো
- খ) ব্যবসার খরচ হলে
- গ) পাওনা টাকার পরিমাণ ও পরিশোধের শর্ত
- ঘ) মেমো
- গ) ইনভয়েস
- খ) বিল
- গ) ইনভয়েস
- গ) এটি তাৎক্ষণিক পেমেন্টের প্রমাণ
- খ) ব্যবসার আয় লিপিবদ্ধ করার জন্য
- গ) ইনভয়েস/বিল
- ঘ) ইনভয়েস
- গ) মেমো
- গ) প্রস্তুতকারী ও অনুমোদনকারী কর্মকর্তার
- গ) উভয়ই পাওনা টাকা পরিশোধের জন্য অনুরোধ করে
- গ) একটি ক্যাশ মেমো
- খ) ভাউচার
- খ) বিক্রেতা
- ক) ডেবিট ভাউচার
- ঘ) ক্রেতার ব্যাংক একাউন্ট নম্বর
- গ) ইনভয়েস