ব্যবসায়িক জগতে কিংবা দৈনন্দিন কথোপকথনে আমরা প্রায়ই
"কেনা" বা "ক্রয় করা"
বোঝাতে বিভিন্ন ইংরেজি শব্দ ব্যবহার করি। এর মধ্যে সবচেয়ে প্রচলিত তিনটি শব্দ হলো BUY,
Purchase এবং Procurement। সাধারণ দৃষ্টিতে এদের অর্থ এক মনে হলেও, কর্পোরেট ও সাপ্লাই চেইন ম্যানেজমেন্টের জগতে এদের মধ্যে রয়েছে আকাশ-পাতাল পার্থক্য।
এই পার্থক্যগুলো না জানার কারণে অনেক সময় পেশাদার আলোচনায় ভুল বোঝাবুঝির সৃষ্টি হয়, এমনকি ব্যবসায়িক সিদ্ধান্তেও তার প্রভাব পড়তে পারে।
আজকের এই আর্টিকেলে আমরা এই তিনটি শব্দের আসল অর্থ, এদের মধ্যকার সূক্ষ্ম কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্যগুলো সহজ উদাহরণ দিয়ে পানির মতো পরিষ্কার করে ফেলব। চলুন, এই বিভ্রান্তির জাল থেকে বেরিয়ে আসা যাক!
BUY (ক্রয়): সবচেয়ে সহজ এবং তাৎক্ষণিক কাজ
"Buy" শব্দটি হলো সবচেয়ে সরল এবং তাৎক্ষণিক একটি কাজ। যখন আপনার কোনো কিছুর প্রয়োজন হয় এবং আপনি দ্রুত দোকান থেকে বা অনলাইন থেকে সেটি কিনে ফেলেন, তখন তাকে
"Buy" বলা হয়। এখানে কোনো দীর্ঘমেয়াদী পরিকল্পনা বা জটিল প্রক্রিয়া জড়িত থাকে না।
সহজ কথায়: Buy
হলো একটি লেনদেন (Transaction)।
উদাহরণ:
- অফিসের জন্য হঠাৎ কলম শেষ হয়ে গেল, আপনি পাশের দোকান থেকে কয়েকটি কলম কিনে (Buy) আনলেন।
- বাসায় ফেরার পথে আপনার একটি চকলেট খেতে ইচ্ছে হলো, আপনি দোকান থেকে সেটি কিনে (Buy) নিলেন।
Buy-এর বৈশিষ্ট্য:
- তাৎক্ষণিক (Immediate): প্রয়োজন হওয়া মাত্রই কাজটি করা হয়।
- স্বল্পমেয়াদী (Short-term): এর কোনো দীর্ঘমেয়াদী প্রভাব বা পরিকল্পনা নেই।
- সরল প্রক্রিয়া (Simple
Process): কোনো আনুষ্ঠানিক কাগজপত্রের প্রয়োজন হয় না।
- কৌশলবিহীন
(Non-strategic): এর পেছনে কোনো গভীর ব্যবসায়িক কৌশল থাকে না।
Purchase (পারচেজ): একটি আনুষ্ঠানিক এবং পরিকল্পিত প্রক্রিয়া
"Purchase" শব্দটি
"Buy"-এর থেকে একটু বেশি আনুষ্ঠানিক এবং গোছানো। এটি শুধু একটি লেনদেন নয়, বরং একটি প্রক্রিয়া। যখন কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠান একটি পরিকল্পিত উপায়ে কোনো কিছু কেনার সিদ্ধান্ত নেয় এবং কিছু আনুষ্ঠানিক ধাপ অনুসরণ করে, তখন তাকে
"Purchase" বলা হয়।
সহজ কথায়: Purchase
হলো কেনার জন্য একটি আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া।
সাধারণত, পারচেজ প্রক্রিয়ায় একটি পারচেজ রিকুইজিশন
(Purchase Requisition - PR) তৈরি করা হয়, যা অনুমোদনের পর পারচেজ অর্ডার
(Purchase Order - PO)-এ রূপান্তরিত হয়। এই PO বিক্রেতার কাছে পাঠানো হয় এবং এর ভিত্তিতে পণ্য বা সেবা কেনা হয়।
উদাহরণ:
- একটি কোম্পানির মার্কেটিং টিমের জন্য ১০টি নতুন ল্যাপটপ দরকার। তারা একটি PR তৈরি করে ম্যানেজমেন্টের কাছে পাঠাবে। অনুমোদন পাওয়ার পর, পারচেজিং ডিপার্টমেন্ট একটি নির্দিষ্ট বিক্রেতাকে PO ইস্যু করে ল্যাপটপগুলো কিনবে। এই পুরো প্রক্রিয়াটি হলো Purchase।
- আপনি আপনার বাসার জন্য একটি নতুন ফ্রিজ কিনবেন। আপনি বিভিন্ন মডেল দেখবেন, দাম তুলনা করবেন, ওয়ারেন্টি চেক করবেন এবং তারপর একটি নির্দিষ্ট দোকান থেকে কেনার সিদ্ধান্ত নেবেন। এটি একটি পরিকল্পিত কেনাকাটা, তাই এটি Purchase-এর আওতায় পড়ে।
Purchase-এর বৈশিষ্ট্য:
- পরিকল্পিত (Planned): এটি একটি পরিকল্পিত সিদ্ধান্ত।
- আনুষ্ঠানিক (Formal): এতে PR, PO-এর মতো ডকুমেন্টেশন জড়িত থাকে।
- নির্দিষ্ট ধাপ অনুসরণ: অনুরোধ, অনুমোদন, অর্ডার এবং পেমেন্টের মতো ধাপ থাকে।
- মধ্যম-মেয়াদী (Medium-term): এটি তাৎক্ষণিক নয়, কিছুটা সময়সাপেক্ষ।
Procurement
(প্রকিউরমেন্ট): একটি কৌশলগত এবং সামগ্রিক প্রক্রিয়া
"Procurement" হলো সবচেয়ে ব্যাপক এবং কৌশলগত একটি ধারণা। এটি শুধু পণ্য বা সেবা কেনা নয়, বরং একটি প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় সব পণ্য বা সেবা সবচেয়ে কার্যকর উপায়ে সংগ্রহ করার একটি সামগ্রিক
(Holistic) প্রক্রিয়া। Procurement-এর মূল লক্ষ্য হলো সঠিক মূল্যে, সঠিক সময়ে, সঠিক মানের পণ্য বা সেবা সঠিক উৎস থেকে সংগ্রহ করা।
সহজ কথায়: Procurement
হলো একটি কৌশলগত সংগ্রহ প্রক্রিয়া যা একটি ব্যবসার সাপ্লাই চেইনকে সচল রাখে।
Purchase হলো Procurement প্রক্রিয়ার একটি অংশ মাত্র।
Procurement একটি চক্রের মতো কাজ করে, যার মধ্যে রয়েছে প্রয়োজন চিহ্নিত করা থেকে শুরু করে সরবরাহকারীর সাথে সম্পর্ক বজায় রাখা পর্যন্ত সবকিছু।
উদাহরণ:
- একটি গাড়ি প্রস্তুতকারক কোম্পানি আগামী ৫ বছরের জন্য গাড়ির সিট তৈরির কাঁচামাল (যেমন: ফোম, লেদার) সংগ্রহ করতে চায়। এর জন্য তারা বাজার গবেষণা করবে, সম্ভাব্য সেরা সরবরাহকারীদের (Suppliers) খুঁজে বের করবে, তাদের সাথে দীর্ঘমেয়াদী চুক্তির জন্য আলোচনা (Negotiation) করবে, তাদের উৎপাদন ক্ষমতা যাচাই করবে, এবং একটি শক্তিশালী সাপ্লাই চেইন তৈরি করবে। এই সম্পূর্ণ কৌশলগত প্রক্রিয়াটিই হলো Procurement।
- একটি নির্মাণ সংস্থা একটি বড় প্রজেক্টের জন্য সিমেন্ট, রড, বালি ইত্যাদি সংগ্রহ করবে। তারা শুধু কিনবেই না, বরং কোন সরবরাহকারী সবচেয়ে ভালো মানের পণ্য সর্বনিম্ন দামে এবং সঠিক সময়ে দিতে পারবে, তা নিশ্চিত করবে। এটিও Procurement-এর একটি উদাহরণ।
Procurement প্রক্রিয়ার মূল ধাপগুলো:
- চাহিদা শনাক্তকরণ (Need
Identification): কী লাগবে, কেন লাগবে এবং কখন লাগবে তা নির্ধারণ করা।
- সোর্সিং (Sourcing): সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের খুঁজে বের করা এবং তাদের মূল্যায়ন করা।
- আলোচনা ও চুক্তি (Negotiation
& Contracting): দাম, শর্তাবলী এবং অন্যান্য বিষয় নিয়ে আলোচনা করে চুক্তি স্বাক্ষর করা।
- পারচেজিং (Purchasing): পারচেজ অর্ডার (PO) তৈরি করে পণ্য বা সেবার অর্ডার দেওয়া।
- ডেলিভারি ও মান যাচাই (Delivery
& Quality Check): পণ্য সময়মতো গ্রহণ করা এবং তার মান পরীক্ষা করা।
- পেমেন্ট (Payment): ইনভয়েস অনুযায়ী সরবরাহকারীকে অর্থ প্রদান করা।
- সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা (Supplier
Relationship Management): সরবরাহকারীর সাথে দীর্ঘমেয়াদী সুসম্পর্ক বজায় রাখা।
এক নজরে BUY,
Purchase ও Procurement-এর পার্থক্য
|
বৈশিষ্ট্য (Feature) |
BUY (বাই) |
Purchase (পারচেজ) |
Procurement (প্রকিউরমেন্ট) |
|
পরিধি (Scope) |
খুব সীমিত, একটি লেনদেন মাত্র। |
সীমিত, একটি আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া। |
অত্যন্ত ব্যাপক, একটি সম্পূর্ণ কৌশলগত চক্র। |
|
কৌশল (Strategy) |
কৌশলবিহীন (Tactical)। |
আংশিক কৌশলগত
(Process-oriented)। |
সম্পূর্ণ কৌশলগত (Strategic)। |
|
ফোকাস (Focus) |
তাৎক্ষণিক প্রয়োজন মেটানো। |
নিয়ম মেনে পণ্য কেনা। |
খরচ কমানো, মান নিশ্চিত করা, ঝুঁকি কমানো এবং দীর্ঘমেয়াদী সম্পর্ক তৈরি। |
|
প্রক্রিয়া (Process) |
খুব সরল। |
আনুষ্ঠানিক এবং ধাপভিত্তিক। |
জটিল এবং চক্রাকার। |
|
উদাহরণ |
দোকান থেকে একটি চিপসের প্যাকেট কেনা। |
অফিসের জন্য ১০টি কম্পিউটার কেনা। |
একটি কারখানার জন্য ৫ বছরের কাঁচামাল সংগ্রহের চুক্তি করা। |
এই পার্থক্য বোঝা কেন জরুরি?
ব্যবসায়িক সাফল্যের জন্য এই পার্থক্য বোঝা অত্যন্ত জরুরি।
- খরচ নিয়ন্ত্রণ (Cost
Savings): সঠিক Procurement কৌশল একটি প্রতিষ্ঠানকে বিপুল পরিমাণ অর্থ সাশ্রয় করতে সাহায্য করে।
- ঝুঁকি কমানো (Risk
Management): ভালো সরবরাহকারী নির্বাচন এবং চুক্তির মাধ্যমে ব্যবসায়িক ঝুঁকি কমানো যায়।
- দক্ষতা বৃদ্ধি (Efficiency): একটি সুসংগঠিত Procurement প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠানের কার্যকারিতা বাড়ায়।
- সাপ্লাই চেইন ম্যানেজমেন্ট: এটি সাপ্লাই চেইনের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ, যা ব্যবসাকে সচল রাখতে সাহায্য করে।
শেষ কথা
আশা করি, এই বিস্তারিত আলোচনার পর BUY,
Purchase এবং Procurement নিয়ে আপনার মনে আর কোনো দ্বিধা থাকবে না। এখন থেকে আপনি সহজেই বুঝতে পারবেন কোনটি একটি সাধারণ লেনদেন, কোনটি একটি আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া এবং কোনটি একটি পূর্ণাঙ্গ ব্যবসায়িক কৌশল।
মনে রাখবেন:
- Buy হলো একটি কাজ।
- Purchase হলো একটি প্রক্রিয়া।
- Procurement হলো একটি কৌশল।
এই জ্ঞান আপনাকে কেবল পেশাদার জীবনেই এগিয়ে রাখবে না, বরং ব্যবসায়িক চাহিদাকে আরও ভালোভাবে বুঝতে সাহায্য করবে।
জ্ঞান যাচাই: আপনার ধারণা কতটা পরিষ্কার হলো?
নিচের প্রশ্নগুলোর সঠিক উত্তর দিয়ে আপনার জ্ঞান পরীক্ষা করুন।
১. অফিসের প্রিন্টারের জন্য হঠাৎ একটি কার্টিজ কিনে আনাকে কী বলা হবে?
ক) Procurement
খ) Purchase
গ) Buy
ঘ) Sourcing
২. একটি কোম্পানি যখন নতুন সফটওয়্যার কেনার জন্য বাজেট অনুমোদন করে এবং নির্দিষ্ট ভেন্ডরকে পারচেজ অর্ডার (PO) পাঠায়, তখন এই প্রক্রিয়াটিকে কী বলে?
ক) Buy
খ) Purchase
গ) Negotiation
ঘ) Procurement
৩. নিচের কোনটি
Procurement-এর মূল লক্ষ্য?
ক) শুধু সবচেয়ে কম দামে কেনা
খ) দ্রুত কোনো কিছু কিনে ফেলা
গ) কৌশলগতভাবে সঠিক মূল্যে, সঠিক মানের এবং সঠিক উৎস থেকে পণ্য সংগ্রহ করা
ঘ) শুধু পারচেজ অর্ডার তৈরি করা
৪.
Purchase Order (PO) কোন প্রক্রিয়ার অংশ?
ক) Buy
খ) Procurement
গ) Purchase
ঘ) খ এবং গ উভয়ই
৫. সরবরাহকারীর সাথে দীর্ঘমেয়াদী সম্পর্ক স্থাপন করা কোনটির অংশ?
ক) Buy
খ) Purchase
গ) Procurement
ঘ) কোনোটিই নয়
৬. কোনটি সবচেয়ে ব্যাপক এবং কৌশলগত ধারণা?
ক) Buy
খ) Purchase
গ) Procurement
ঘ) Requisition
৭. একজন ব্যক্তি রাস্তা থেকে একটি আইসক্রিম কিনলেন। এটি কীসের উদাহরণ?
ক) Procurement
খ) Purchase
গ) Buy
ঘ) Contract
৮.
"Sourcing" বা সরবরাহকারী খুঁজে বের করা কোন প্রক্রিয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ ধাপ?
ক) Procurement
খ) Buy
গ) Payment
ঘ) Receiving
৯. নিচের কোনটির পরিধি সবচেয়ে ছোট?
ক) Procurement
খ) Purchase
গ) Supply Chain
ঘ) Buy
১০. একটি নির্মাণ সংস্থা একটি বড় সেতুর জন্য আগামী তিন বছরের রড ও সিমেন্ট সরবরাহের জন্য একটি কোম্পানির সাথে চুক্তি করলে, এই পুরো প্রক্রিয়াকে কী বলা হবে?
ক) Bulk Buying
খ) Strategic Purchase
গ) Procurement
ঘ) Annual Buying
১১.
Purchase প্রক্রিয়ায় সাধারণত কোন ডকুমেন্টটি প্রথমে তৈরি করা হয়?
ক) Invoice
খ) Purchase Order (PO)
গ) Purchase Requisition (PR)
ঘ) Contract
১২.
"কৌশলবিহীন এবং তাৎক্ষণিক"
- এই বৈশিষ্ট্যটি কার জন্য প্রযোজ্য?
ক) Purchase
খ) Buy
গ) Procurement
ঘ) Sourcing
১৩.
Procurement-এর মধ্যে কি
Purchase অন্তর্ভুক্ত?
ক) হ্যাঁ
খ) না
গ) মাঝে মাঝে
ঘ) বলা যায় না
১৪. কোন প্রক্রিয়ার মূল উদ্দেশ্য হলো একটি প্রতিষ্ঠানের সামগ্রিক ভ্যালু চেইন
(Value Chain) উন্নত করা?
ক) Buying
খ) Purchase
গ) Procurement
ঘ) Selling
১৫. বাজার গবেষণা, ঝুঁকি বিশ্লেষণ এবং সরবরাহকারী মূল্যায়ন - এই কাজগুলো কোনটির সাথে সবচেয়ে বেশি জড়িত?
ক) একটি সাধারণ Buy
খ) একটি সাধারণ Purchase
গ) Procurement
ঘ) ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট
সঠিক উত্তরমালা:
১. গ) Buy
২. খ) Purchase
৩. গ) কৌশলগতভাবে সঠিক মূল্যে, সঠিক মানের এবং সঠিক উৎস থেকে পণ্য সংগ্রহ করা
৪. ঘ) খ এবং গ উভয়ই (Purchase
হলো একটি প্রক্রিয়া, যা আবার
Procurement-এর একটি ধাপ)
৫. গ) Procurement
৬. গ) Procurement
৭. গ) Buy
৮. ক) Procurement
৯. ঘ) Buy
১০. গ) Procurement
১১. গ) Purchase Requisition
(PR)
১২. খ) Buy
১৩. ক) হ্যাঁ
১৪. গ) Procurement
১৫. গ) Procurement