সরকারি টেন্ডার বা পাবলিক প্রকিউরমেন্ট
(Public Procurement) অনেকের কাছেই একটি জটিল বিষয় মনে হতে পারে। কিন্তু সঠিক তথ্য ও স্বচ্ছ ধারণা থাকলে এই প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণ করা মোটেও কঠিন নয়। নতুন উদ্যোক্তা বা ব্যবসায়ীদের জন্য সরকারি টেন্ডার একটি দারুণ সুযোগ হতে পারে ব্যবসার পরিধি বাড়ানোর। এই আর্টিকেলটিতে আমরা সরকারি টেন্ডার প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপ সহজ ভাষায় আলোচনা করবো, যাতে নতুনরাও আত্মবিশ্বাসের সাথে এই প্রক্রিয়ায় অংশ নিতে পারেন। বিশেষ করে, আমরা বাংলাদেশের প্রেক্ষাপটে ই-জিপি (e-GP) সিস্টেমের উপর আলোকপাত করবো।
সরকারি টেন্ডার বা পাবলিক প্রকিউরমেন্ট আসলে কী?
সহজ ভাষায়, সরকারি টেন্ডার হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে সরকারি কোনো সংস্থা বা প্রতিষ্ঠান তাদের প্রয়োজনীয় পণ্য, সেবা বা কার্য (যেমন: নির্মাণ কাজ) ক্রয়ের জন্য যোগ্য সরবরাহকারী বা ঠিকাদারদের কাছ থেকে প্রতিযোগিতামূলক প্রস্তাব আহ্বান করে। এই প্রক্রিয়ার মূল উদ্দেশ্য হলো স্বচ্ছতা, ন্যায্যতা এবং জনগণের অর্থের সর্বোত্তম ব্যবহার নিশ্চিত করা।
কেন সরকারি টেন্ডারে অংশগ্রহণ করবেন?
- ব্যবসার
প্রসার: সরকারি কাজ পেলে ব্যবসার সুনাম ও পরিধি বৃদ্ধি পায়।
- আর্থিক
নিরাপত্তা: সরকারি কাজে সাধারণত পেমেন্ট প্রাপ্তি
নিশ্চিত থাকে।
- অভিজ্ঞতা
অর্জন: বড় এবং জটিল প্রকল্পে
কাজ করার সুযোগ মেলে।
- দেশের
উন্নয়নে অংশগ্রহণ: পরোক্ষভাবে
দেশের উন্নয়নে অবদান রাখার সুযোগ হয়।
টেন্ডারের প্রকারভেদ (সংক্ষেপে):
বিভিন্ন ধরণের টেন্ডার পদ্ধতি রয়েছে, তবে নতুনদের জন্য সবচেয়ে পরিচিত এবং গুরুত্বপূর্ণ কয়েকটি হলো:
১. ওপেন টেন্ডারিং মেথড (OTM): উন্মুক্ত দরপত্র পদ্ধতি, যেখানে যোগ্য যে কেউ অংশগ্রহণ করতে পারে। এটি সর্বাধিক প্রচলিত পদ্ধতি।
২. লিমিটেড টেন্ডারিং মেথড (LTM): সীমিত দরপত্র পদ্ধতি, যেখানে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট সংখ্যক তালিকাভুক্ত সরবরাহকারীকে অংশগ্রহণের জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয়।
৩. রিকোয়েস্ট ফর কোটেশন (RFQ): সাধারণত ছোট অংকের পণ্য বা সেবা ক্রয়ের জন্য এই পদ্ধতি ব্যবহার করা হয়।
ই-জিপি
(e-GP) কী এবং কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ই-জিপি (e-GP) মানে হলো ইলেকট্রনিক গভর্নমেন্ট প্রকিউরমেন্ট (Electronic Government Procurement)। এটি একটি অনলাইন প্ল্যাটফর্ম (www.eprocure.gov.bd) যার মাধ্যমে বাংলাদেশের সকল সরকারি ক্রয় কার্যক্রম পরিচালিত হয়। ই-জিপির সুবিধাগুলো হলো:
- স্বচ্ছতা: পুরো প্রক্রিয়া অনলাইনে হওয়ায় স্বচ্ছতা নিশ্চিত হয়।
- সহজ
অংশগ্রহণ: যেকোনো স্থান থেকে টেন্ডারে
অংশ নেওয়া যায়।
- সময়
সাশ্রয়: কাগজপত্রের
ঝামেলা কমে এবং দ্রুত প্রক্রিয়া সম্পন্ন হয়।
- দুর্নীতি
হ্রাস: মানবিক হস্তক্ষেপ
কম থাকায় দুর্নীতির সুযোগ কমে।
টেন্ডারে অংশগ্রহণের জন্য পূর্বপ্রস্তুতি:
সরকারি টেন্ডারে সফলভাবে অংশগ্রহণ করতে হলে কিছু প্রস্তুতি নেওয়া জরুরি। নিচে আবশ্যকীয় বিষয়গুলো উল্লেখ করা হলো:
১. বৈধ ট্রেড লাইসেন্স: আপনার ব্যবসার ধরনের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ এবং হালনাগাদকৃত ট্রেড লাইসেন্স।
২. টিআইএন
(TIN) সার্টিফিকেট: আয়কর নিবন্ধনের প্রমাণ।
৩. ভ্যাট
(VAT) রেজিস্ট্রেশন সার্টিফিকেট: মূল্য সংযোজন কর নিবন্ধনের প্রমাণ।
৪. ব্যাংক সচ্ছলতার সনদ (Bank Solvency Certificate): আপনার আর্থিক সক্ষমতার প্রমাণ।
৫. ব্যাংক অ্যাকাউন্ট: প্রতিষ্ঠানের নামে একটি সচল ব্যাংক অ্যাকাউন্ট।
৬. ই-জিপি রেজিস্ট্রেশন: www.eprocure.gov.bd ওয়েবসাইটে আপনার প্রতিষ্ঠানকে নিবন্ধন করতে হবে।
৭. ডিজিটাল সিগনেচার (Digital Signature Certificate): ই-জিপিতে টেন্ডার দাখিলের জন্য এটি অপরিহার্য। নির্দিষ্ট কর্তৃপক্ষ থেকে এটি সংগ্রহ করতে হয়।
৮. নির্দিষ্ট কাজের অভিজ্ঞতা (যদি প্রযোজ্য হয়): কিছু টেন্ডারে পূর্ব অভিজ্ঞতার প্রয়োজন হতে পারে, তার প্রমাণপত্র।
ধাপে ধাপে টেন্ডার প্রক্রিয়া:
ধাপ ১: টেন্ডার বিজ্ঞপ্তি খোঁজা
- ই-জিপি
পোর্টাল: সরকারি টেন্ডারের
প্রধান উৎস হলো ই-জিপি পোর্টাল (www.eprocure.gov.bd)। এখানে আপনি বিভিন্ন মন্ত্রণালয় ও
সংস্থার টেন্ডার বিজ্ঞপ্তি দেখতে পাবেন। "All Tenders" বা "Tenders by Category/Ministry" অপশন ব্যবহার করে আপনার আগ্রহের টেন্ডার খুঁজে নিতে পারেন।
- পত্রিকা
ও ওয়েবসাইট: কিছু ক্ষেত্রে
জাতীয় দৈনিক পত্রিকা এবং সংশ্লিষ্ট সরকারি দপ্তরের ওয়েবসাইটেও বিজ্ঞপ্তি প্রকাশিত হতে পারে, তবে ই-জিপিই মূল মাধ্যম।
ধাপ ২: টেন্ডার ডকুমেন্ট বা দরপত্র দলিল সংগ্রহ ও পর্যালোচনা
আগ্রহের টেন্ডার খুঁজে পাওয়ার পর ই-জিপি পোর্টাল থেকে টেন্ডার ডকুমেন্ট (Tender
Document/Bidding Document) ডাউনলোড করতে হবে। এই ডকুমেন্টে টেন্ডার সংক্রান্ত সকল বিস্তারিত তথ্য ও শর্তাবলী উল্লেখ থাকে, যেমন:
- কাজের
বিবরণ (Scope of Works/Services/Goods): কী ধরণের পণ্য, সেবা বা কাজ সম্পাদন করতে হবে তার বিস্তারিত বর্ণনা।
- যোগ্যতার
মানদণ্ড (Eligibility Criteria): কারা এই টেন্ডারে অংশ নিতে পারবে তার শর্তাবলী (যেমন: বার্ষিক টার্নওভার, পূর্ব অভিজ্ঞতা, আর্থিক সচ্ছলতা ইত্যাদি)।
- দরপত্র
দাখিলের নিয়মাবলী (Instructions to Tenderers - ITT): কিভাবে দরপত্র তৈরি ও
দাখিল করতে হবে তার নির্দেশনা।
- দরপত্র
জামানত (Tender Security/Bid Security): একটি নির্দিষ্ট অংকের টাকা (সাধারণত পে-অর্ডার বা ব্যাংক গ্যারান্টি আকারে) জামানত হিসেবে জমা দিতে হয়। এটি দাখিল না করলে দরপত্র বাতিল বলে গণ্য হবে।
- কার্যাদেশ
জামানত (Performance Security): টেন্ডারে জয়ী হলে চুক্তি স্বাক্ষরের পূর্বে একটি নির্দিষ্ট অংকের টাকা (সাধারণত মোট চুক্তি মূল্যের একটি শতাংশ) কার্যাদেশ জামানত হিসেবে জমা দিতে হয়।
- দরপত্র
দাখিলের শেষ তারিখ ও সময়: এই সময়ের পর কোনো দরপত্র গ্রহণ করা হয় না।
- প্রি-বিড
মিটিং (Pre-Bid Meeting - যদি
থাকে): দরপত্র দাখিলের পূর্বে কোনো শর্ত বা বিষয় অস্পষ্ট মনে হলে এই মিটিং-এ প্রশ্ন করে জেনে নেওয়ার সুযোগ থাকে।
গুরুত্বপূর্ণ: টেন্ডার ডকুমেন্ট অত্যন্ত মনোযোগ দিয়ে পড়ুন। প্রতিটি শর্ত ভালোভাবে বুঝতে চেষ্টা করুন। কোনো অস্পষ্টতা থাকলে প্রি-বিড মিটিং-এ (যদি থাকে) অথবা সংশ্লিষ্ট দপ্তরে যোগাযোগ করে জেনে নিন।
ধাপ ৩: দরপত্র প্রস্তাবনা (Tender Proposal/Bid) তৈরি করা
টেন্ডার ডকুমেন্টের নির্দেশনা অনুযায়ী আপনার প্রস্তাবনা তৈরি করতে হবে। সাধারণত দুটি অংশে এটি বিভক্ত থাকে:
- কারিগরি
প্রস্তাবনা (Technical Proposal): এখানে আপনার প্রতিষ্ঠানের সক্ষমতা, কাজের পদ্ধতি, অভিজ্ঞতা, জনবল, যন্ত্রপাতি (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে) ইত্যাদি বিষয় উল্লেখ করতে হয়।
- আর্থিক
প্রস্তাবনা (Financial Proposal): এখানে পণ্য, সেবা বা কাজের জন্য আপনার প্রস্তাবিত মূল্য উল্লেখ করতে হয়। এটি সাধারণত একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাটে (যেমন: Bill of Quantities - BOQ) পূরণ করতে হয়।
লক্ষ্যনীয় বিষয়:
- সকল প্রয়োজনীয়
কাগজপত্র (ট্রেড লাইসেন্স, টিআইএন, ভ্যাট, ব্যাংক সলভেন্সি, অভিজ্ঞতার সনদ ইত্যাদি) সঠিকভাবে স্ক্যান করে সংযুক্ত করুন।
- দরপত্র জামানত সঠিকভাবে
প্রস্তুত করুন।
- নির্ধারিত
ফরম্যাট ও
নির্দেশনা কঠোরভাবে অনুসরণ করুন।
- কোনো ভুল বা অসম্পূর্ণ
তথ্য প্রদান থেকে বিরত থাকুন।
ধাপ ৪: ই-জিপিতে টেন্ডার দাখিল
প্রস্তাবনা তৈরি হয়ে গেলে ই-জিপি পোর্টালে আপনার ইউজার আইডি ও পাসওয়ার্ড দিয়ে লগইন করে নির্দিষ্ট টেন্ডারের বিপরীতে আপনার দরপত্র (কারিগরি ও আর্থিক প্রস্তাবনা এবং অন্যান্য কাগজপত্র) আপলোড করতে হবে। দাখিলের সময় ডিজিটাল সিগনেচার ব্যবহার করতে হবে।
সতর্কতা: টেন্ডার দাখিলের শেষ সময়ের অনেক আগেই দাখিল করার চেষ্টা করুন। শেষ মুহূর্তে সার্ভার ব্যস্ততা বা ইন্টারনেট সমস্যার কারণে দাখিল করতে ব্যর্থ হতে পারেন।
ধাপ ৫: টেন্ডার খোলা ও মূল্যায়ন
নির্ধারিত তারিখে ও সময়ে ই-জিপির মাধ্যমেই টেন্ডার খোলা হয়। এরপর মূল্যায়ন কমিটি টেন্ডার ডকুমেন্টসে উল্লিখিত যোগ্যতার মানদণ্ড ও শর্তাবলীর ভিত্তিতে প্রাপ্ত দরপত্রগুলো মূল্যায়ন করে।
- কারিগরি
মূল্যায়ন: প্রথমে কারিগরি প্রস্তাবনা
মূল্যায়ন করা হয়। যারা কারিগরিভাবে যোগ্য বিবেচিত হন (Responsive), শুধুমাত্র তাদের আর্থিক প্রস্তাবনা খোলা হয়।
- আর্থিক
মূল্যায়ন: কারিগরিভাবে
যোগ্য দরদাতাদের মধ্যে থেকে সর্বনিম্ন মূল্যায়িত দরদাতা (Lowest Evaluated Bidder) নির্বাচন
করা হয়। তবে, সর্বনিম্ন দরদাতাই সবসময় কাজ পাবেন এমন নয়; অন্যান্য শর্ত পূরণও জরুরি।
ধাপ ৬: কার্যাদেশ (Notification of Award - NOA) ও চুক্তি সম্পাদন
মূল্যায়ন শেষে যোগ্যতম দরদাতাকে কার্যাদেশ প্রদানের জন্য নির্বাচিত করা হয় এবং তাকে নোটিফিকেশন অফ অ্যাওয়ার্ড (NOA) বা কার্যাদেশ পত্র দেওয়া হয়। এরপর নির্বাচিত দরদাতাকে কার্যাদেশ জামানত (Performance Security) জমা দিয়ে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে চুক্তি সম্পাদন করতে হয়।
নতুনদের জন্য কিছু গুরুত্বপূর্ণ টিপস:
১. ছোট থেকে শুরু করুন: বড় এবং জটিল টেন্ডারে না গিয়ে ছোট বা মাঝারি মানের টেন্ডারে অংশগ্রহণ করে অভিজ্ঞতা অর্জন করুন।
২. ডকুমেন্ট ভালোভাবে পড়ুন: টেন্ডার ডকুমেন্টের প্রতিটি লাইন মনোযোগ দিয়ে পড়ুন। শর্তগুলো না বুঝলে অভিজ্ঞ কারো সাহায্য নিন।
৩. সঠিকভাবে প্রস্তুতি নিন: সকল কাগজপত্র আপ-টু-ডেট রাখুন এবং দরপত্র প্রস্তাবনা নির্ভুলভাবে তৈরি করুন।
৪. যোগাযোগ রক্ষা করুন: প্রি-বিড মিটিং-এ অংশ নিন, প্রয়োজনে সংশ্লিষ্ট দপ্তরে যোগাযোগ করে তথ্য জেনে নিন।
৫. নেটওয়ার্কিং: একই খাতের অন্যান্য ব্যবসায়ীদের সাথে সুসম্পর্ক বজায় রাখুন।
৬. সততা বজায় রাখুন: কোনো প্রকার অনৈতিক পন্থা অবলম্বন করবেন না।
৭. হাল ছাড়বেন না: প্রথম চেষ্টাতেই সফল নাও হতে পারেন। প্রতিটি প্রচেষ্টা থেকে শিক্ষা গ্রহণ করুন এবং পরবর্তীতে আরও ভালোভাবে প্রস্তুতি নিন।
উপসংহার:
সরকারি টেন্ডার প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণ নতুন উদ্যোক্তা ও ব্যবসায়ীদের জন্য একটি সম্ভাবনাময় ক্ষেত্র। ই-জিপি সিস্টেম এই প্রক্রিয়াকে অনেক সহজ ও স্বচ্ছ করেছে। সঠিক প্রস্তুতি, জ্ঞান এবং ধৈর্য থাকলে যে কেউই এই প্রক্রিয়ায় সফল হতে পারে। আশা করি, এই গাইডটি নতুনদের জন্য সরকারি টেন্ডার প্রক্রিয়া বুঝতে এবং এতে অংশগ্রহণ করতে উৎসাহিত করবে। শুভকামনা!
জ্ঞান যাচাই: ১৫টি বহুনির্বাচনী প্রশ্ন
(MCQ)
১. সরকারি টেন্ডারের মূল উদ্দেশ্য কী?
ক) শুধুমাত্র কম দামে জিনিস কেনা
খ) স্বচ্ছতা, ন্যায্যতা ও অর্থের সর্বোত্তম ব্যবহার
গ) নির্দিষ্ট কিছু কোম্পানিকে কাজ দেওয়া
ঘ) দ্রুত কাজ সম্পন্ন করা
২. ই-জিপি (e-GP) এর পূর্ণরূপ কী?
ক) ইলেকট্রনিক গভর্নমেন্ট প্রজেক্ট
খ) ইমার্জেন্সি গভর্নমেন্ট প্রকিউরমেন্ট
গ) ইলেকট্রনিক গভর্নমেন্ট প্রকিউরমেন্ট
ঘ) ইজি গভর্নমেন্ট প্রসেস
৩. ই-জিপি পোর্টালের ঠিকানা কোনটি?
ক) www.egp.gov.bd
খ) www.eprocure.gov.bd
গ) www.bangladesh.gov.bd/procurement
ঘ) www.procurement.com.bd
৪. টেন্ডারে অংশগ্রহণের জন্য কোনটি আবশ্যক নয় (সাধারণত)?
ক) ট্রেড লাইসেন্স
খ) টিআইএন সার্টিফিকেট
গ) পাসপোর্ট
ঘ) ভ্যাট রেজিস্ট্রেশন
৫. OTM এর পূর্ণরূপ কী?
ক) ওয়ান টাইম মেথড
খ) ওপেন টেন্ডারিং মেথড
গ) অফিশিয়াল টেন্ডারিং মেথড
ঘ) অনলাইন টেন্ডার ম্যানেজমেন্ট
৬. টেন্ডার ডকুমেন্ট ডাউনলোড করার প্রধান মাধ্যম কোনটি?
ক) সরকারি অফিস থেকে সরাসরি
খ) ই-জিপি পোর্টাল
গ) কুরিয়ার সার্ভিস
ঘ) ইমেইল
৭. দরপত্র জামানত (Tender Security) কেন জমা দিতে হয়?
ক) দরপত্র মূল্যায়নের ফি হিসেবে
খ) দরদাতা যেন পরবর্তী ধাপে অংশ নেয় তার নিশ্চয়তা হিসেবে
গ) চুক্তি সম্পাদনের পর ফেরত পাওয়ার জন্য
ঘ) উপরের কোনোটিই নয়
৮. কার্যাদেশ জামানত (Performance Security) কখন জমা দিতে হয়?
ক) টেন্ডার দাখিলের সময়
খ) টেন্ডার খোলার পর
গ) কার্যাদেশ (NOA) পাওয়ার পর চুক্তি সম্পাদনের আগে
ঘ) কাজ শেষে বিল নেওয়ার সময়
৯. প্রি-বিড মিটিং কেন আয়োজন করা হয়?
ক) দরদাতাদের আপ্যায়নের জন্য
খ) দরপত্র দলিলের অস্পষ্টতা দূর করার জন্য
গ) দর কষাকষির জন্য
ঘ) নতুন টেন্ডার আহ্বানের জন্য
১০. ই-জিপিতে টেন্ডার দাখিলের জন্য কোনটি অপরিহার্য?
ক) প্রিন্টেড কপি
খ) জাতীয় পরিচয়পত্র
গ) ডিজিটাল সিগনেচার
ঘ) কোম্পানির ব্রোশিওর
১১. টেন্ডার মূল্যায়নের প্রথম ধাপ সাধারণত কোনটি?
ক) আর্থিক প্রস্তাবনা মূল্যায়ন
খ) কারিগরি প্রস্তাবনা মূল্যায়ন
গ) দরদাতাদের সাক্ষাৎকার
ঘ) লটারি
১২. সর্বনিম্ন দরদাতাই কি সবসময় কাজ পায়?
ক) হ্যাঁ, সবসময়
খ) না, কারিগরিভাবে যোগ্য এবং অন্যান্য শর্ত পূরণ সাপেক্ষে বিবেচিত হয়
গ) হ্যাঁ, যদি তার রাজনৈতিক প্রভাব থাকে
ঘ) শুধুমাত্র প্রথমবার অংশগ্রহণকারীদের ক্ষেত্রে
১৩. NOA এর পূর্ণরূপ কী?
ক) নো অবজেকশন অথরিটি
খ) নিউ অর্ডার অথরাইজেশন
গ) নোটিফিকেশন অফ অ্যাওয়ার্ড
ঘ) ন্যাশনাল ওপেনিং অথরিটি
১৪. নতুনদের জন্য টেন্ডারে অংশগ্রহণের ভালো কৌশল কোনটি?
ক) প্রথমেই সবচেয়ে বড় টেন্ডারে আবেদন করা
খ) ছোট বা মাঝারি মানের টেন্ডার দিয়ে শুরু করা
গ) শুধুমাত্র পরিচিত ঠিকাদারদের সাথে জয়েন্ট ভেঞ্চার করা
ঘ) টেন্ডার ডকুমেন্ট না পড়েই আবেদন করা
১৫. টেন্ডার প্রক্রিয়ায় স্বচ্ছতা নিশ্চিত করার প্রধান মাধ্যম কোনটি?
ক) ম্যানুয়াল বা হাতে হাতে দরপত্র জমা নেওয়া
খ) শুধুমাত্র প্রভাবশালী ঠিকাদারদের সুযোগ দেওয়া
গ) ই-জিপি সিস্টেমের ব্যবহার
ঘ) মূল্যায়ন কমিটির গোপন বৈঠক
MCQ উত্তরমালা:
১. খ) স্বচ্ছতা, ন্যায্যতা ও অর্থের সর্বোত্তম ব্যবহার
২. গ) ইলেকট্রনিক গভর্নমেন্ট প্রকিউরমেন্ট
৩. খ) www.eprocure.gov.bd
৪. গ) পাসপোর্ট
৫. খ) ওপেন টেন্ডারিং মেথড
৬. খ) ই-জিপি পোর্টাল
৭. খ) দরদাতা যেন পরবর্তী ধাপে অংশ নেয় তার নিশ্চয়তা হিসেবে
৮. গ) কার্যাদেশ (NOA) পাওয়ার পর চুক্তি সম্পাদনের আগে
৯. খ) দরপত্র দলিলের অস্পষ্টতা দূর করার জন্য
১০. গ) ডিজিটাল সিগনেচার
১১. খ) কারিগরি প্রস্তাবনা মূল্যায়ন
১২. খ) না, কারিগরিভাবে যোগ্য এবং অন্যান্য শর্ত পূরণ সাপেক্ষে বিবেচিত হয়
১৩. গ) নোটিফিকেশন অফ অ্যাওয়ার্ড
১৪. খ) ছোট বা মাঝারি মানের টেন্ডার দিয়ে শুরু করা
১৫. গ) ই-জিপি সিস্টেমের ব্যবহার
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন